Praxissoftware auswählen: woran Sie ein System messen.
Über hundert Praxisverwaltungssysteme sind in Deutschland zugelassen, und jede dritte Praxis denkt über einen Wechsel nach. Wir zeigen, welche Fragen Sie jedem Hersteller vor dem Vertrag stellen sollten, wie Sie die Kosten ehrlich rechnen und wie ein Wechsel ohne Datenverlust gelingt. Eine Rangliste einzelner Systeme gibt es hier bewusst nicht, weil die passende Software von Ihrer Fachgruppe, Ihren Geräten und Ihren Abläufen abhängt.
Warum die Auswahl schwerer ist, als sie aussieht.
Jedes zugelassene System ist zertifiziert. Die Zertifizierung prüft aber nur, was gesetzlich vorgeschrieben ist: die Quartalsabrechnung, das Einlesen der Versichertenkarte, die Formulare, die Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Sie sagt nichts darüber, wie sich ein System im Alltag bedienen lässt, wie schnell der Support antwortet und was die Wartung im dritten Jahr kostet.
Genau dort entstehen die meisten Wechselwünsche. In Befragungen nennen Praxen als Gründe vor allem die Bedienung und die Lizenzkosten, dahinter den Support und Preissteigerungen. Gewechselt wird trotzdem selten, weil Praxen Probleme beim Datentransfer und die Wechselkosten fürchten. Beides ist berechtigt, beides ist lösbar.
Drei Arten von Herstellern.
Große Anbieter mit mehreren Systemen
Sie stellen einen großen Teil der Installationen, sind an fast jede Schnittstelle angebunden und in jeder Fachgruppe vertreten. Prüfen Sie hier besonders, welches ihrer Systeme weiterentwickelt wird und wie Bedienung und Preisgestaltung im Alltag aussehen.
Mittelständische Hersteller mit einem Produkt
Sie konzentrieren sich auf ein System und sind oft näher an ihren Nutzern. Prüfen Sie hier, ob das System Ihre Fachgruppe und Ihre Rechnerumgebung gut abdeckt und wie der Hersteller langfristig aufgestellt ist.
Reine Cloud-Systeme
Kein Server in der Praxis, keine Updates vor Ort, Zugriff von überall. Der Preis dafür ist Abhängigkeit vom Anbieter und von der Internetleitung. Und die Frage, ob Sie Verwaltung, Terminbuchung und Patientenkommunikation bei einem einzigen Anbieter bündeln wollen. Wir halten das für eine strategische Entscheidung, nicht für eine technische.
Woran Sie ein System messen.
Eine Praxissoftware wird selten wegen der Abrechnung gewechselt, die beherrschen alle. Gewechselt wird wegen der Dinge, die im Prospekt nicht stehen. Wir empfehlen, jeden Anbieter vor dem Vertrag zu denselben Punkten zu befragen und die Antworten schriftlich geben zu lassen.
Vor dem Vertrag klären
- Gesamtkosten über fünf Jahre: Lizenz, Wartung, jeder Arbeitsplatz, jedes Modul, jede Schnittstelle, die TI-Anbindung. Nicht der Monatspreis.
- Preisanpassungsklausel: Wie und wie oft darf der Hersteller erhöhen, und mit welcher Ankündigung.
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Bei Lizenzmodellen auch die Mindestlaufzeit der Wartung.
- Datenexport beim Ausstieg: In welchem Format, zu welchem Preis, in welcher Frist. Das ist die wichtigste Frage, und sie wird am seltensten gestellt.
- Support: Reaktionszeit, Erreichbarkeit während der Sprechzeiten, Kosten je Anfrage.
- Schnittstellen zu Terminbuchung, Labor, Geräten, Privatabrechnung und Website. In beide Richtungen, nicht nur Export.
Worauf Sie achten sollten
- Wird ein Preis erst nach einem Termin vor Ort genannt, bitten Sie um ein schriftliches Angebot mit allen Positionen.
- Fragen Sie, ob auch fremde Terminbuchungen in den Kalender schreiben können, oder nur die hauseigene.
- Fragen Sie, ob der Datenexport eine Funktion des Systems ist oder als Dienstleistung berechnet wird.
- Sprechen Sie mit einer Praxis Ihrer Fachgruppe, die Sie selbst ausgesucht haben.
- Fragen Sie, wie der Hersteller vergangene Pflichtänderungen der Telematikinfrastruktur umgesetzt hat.
- Prüfen Sie, wie lange der Vertrag Sie bindet.
Der Punkt, den wir aus unseren Projekten kennen
Die Praxissoftware ist der Kalender, in den alles hineinlaufen muss. Wenn die Online-Terminbuchung auf der Website nur eine Anfrage erzeugt, die der Empfang von Hand einträgt, hat die Praxis keine digitale Terminbuchung, sondern ein zweites Telefon. Ob ein Buchungstool wirklich in den Kalender schreibt und Änderungen zurückmeldet, hängt von der Schnittstelle der Praxissoftware ab. Worauf es bei der Buchung selbst ankommt, steht im Beitrag zur Online-Terminbuchung in der Arztpraxis.
Dazu kommt die Telematikinfrastruktur. Wie schnell und wie sauber ein Hersteller neue Pflichten umsetzt, entscheidet über Ihre Nerven mehr als jede Funktion im Prospekt.
Wie ein Wechsel ohne Datenverlust gelingt.
Die Angst vor dem Umzug ist der häufigste Grund, bei einem System zu bleiben, mit dem niemand zufrieden ist. Ein Wechsel gelingt nicht von allein, aber er gelingt planbar.
Der Zeitpunkt
Wechseln Sie zum Quartalsanfang, nie mitten im Quartal. Die Abrechnung des alten Quartals läuft noch im alten System, das neue Quartal beginnt sauber im neuen. Planen Sie den Umstieg auf ein Quartal ohne Praxisurlaube und Personalwechsel, und rechnen Sie ab Vertragsschluss mit mehreren Monaten Vorlauf.
Die Daten
Lassen Sie sich vom bisherigen Hersteller schriftlich bestätigen, welche Daten in welchem Format exportiert werden: Stammdaten, Diagnosen, Dokumentation, Befunde, Briefe, Bilder, Termine. Lassen Sie sich vom neuen Hersteller ebenso schriftlich bestätigen, was davon importiert wird. Die Lücke zwischen beiden Listen ist Ihr Risiko. Machen Sie einen Testimport mit echten Daten, bevor Sie kündigen.
Das Altsystem
Die Dokumentation muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Entweder bleibt das alte System als Leseinstallation erhalten, oder die Daten werden vollständig migriert oder archiviert. Klären Sie vorher, was die Leseinstallation kostet.
Das Umfeld
Ein Softwarewechsel ist der richtige Moment, den Rest der Praxisabläufe mitzudenken: Terminbuchung, Telefonanlage, Anamnese, Privatabrechnung, Website. Was bisher über Umwege lief, lässt sich jetzt anbinden, statt die Umwege mitzunehmen. Stellen Sie diese Liste vor der Systemwahl auf, nicht danach, weil sie die Wahl beeinflusst.
Die Website ist der sichtbarste dieser Anschlüsse. Wie wir sie so bauen, dass Terminbuchung und Anfragen in den Praxisablauf laufen statt daneben, steht auf Webdesign für Ärzte.
Was Praxisinhaber uns zur Software fragen.
Welche Praxissoftware ist die beste?
Es gibt keine beste, es gibt die passende. Ein System, das in der Hausarztpraxis hervorragend läuft, kann in einer radiologischen Praxis das falsche sein. Entscheidend sind Ihre Fachgruppe, Ihre Geräte, Ihre Rechner und die Schnittstellen, die Sie brauchen. Deshalb nennen wir hier keine Rangfolge.
Was kostet eine Praxissoftware im Monat?
Das hängt von Lizenzmodell, Zahl der Ärzte und Arbeitsplätze, Modulen und Schnittstellen ab, und viele Hersteller nennen Preise nur auf Anfrage. Rechnen Sie deshalb nie mit dem Monatspreis, sondern mit den Gesamtkosten über fünf Jahre, und lassen Sie sich die Preisanpassungsklausel zeigen.
Cloud oder lokale Installation, was ist besser?
Cloud-Systeme sparen den Server in der Praxis, die Updates und die Wartung, und sie erlauben den Zugriff von überall. Sie machen die Praxis abhängig von der Internetleitung und vom Anbieter, und der Anbieter muss die Vorgaben für Gesundheitsdaten in der Cloud erfüllen. Lokale Systeme sind unabhängiger, brauchen aber jemanden, der Server, Sicherung und Updates verantwortet.
Wie lange dauert ein Wechsel der Praxissoftware?
Rechnen Sie ab Vertragsschluss mit mehreren Monaten. Der Umstieg selbst gehört auf einen Quartalsanfang, damit die Abrechnung des alten Quartals sauber im alten System abgeschlossen wird. Davor liegen Datenexport, Testimport, Schulung und die Anbindung der Schnittstellen.
Gehen beim Wechsel Patientendaten verloren?
In der Regel nicht, wenn der Wechsel vorbereitet ist. Entscheidend ist, vorher schriftlich zu klären, welche Daten das alte System exportiert und welche das neue importiert, und den Import mit echten Daten zu testen, bevor gekündigt wird.
Müssen wir das alte System nach dem Wechsel behalten?
Die Patientendokumentation muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Wenn nicht alle Daten migriert werden, bleibt das alte System als Leseinstallation erhalten oder die Daten werden archiviert. Klären Sie vor der Kündigung, was der bisherige Hersteller dafür verlangt.
Welche Praxissoftware arbeitet mit Online-Terminbuchung zusammen?
Fast jede, die Frage ist wie. Einige Systeme lassen nur die hauseigene Buchung in den Kalender schreiben, andere bieten offene Schnittstellen, an die mehrere Anbieter andocken. Prüfen Sie vor der Systemwahl, ob die Terminbuchung Ihrer Wahl Termine schreibt und Änderungen zurückmeldet und nicht nur eine Anfrage per E-Mail erzeugt.
Online-Terminbuchung in der Arztpraxis →
Praxisorganisation, die den Empfang entlastet →
Stand: · Verfasst von Robin Reich
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