Externe Privatabrechnung: Modelle, Kosten und was rechtlich gilt.
Die Abrechnung privatärztlicher Leistungen nach GOÄ bindet Zeit, Wissen und Nerven. Zahlreiche Verrechnungsstellen und Abrechnungsdienstleister bieten an, sie zu übernehmen. Wir zeigen, welche Modelle es gibt, wie sich die Kosten zusammensetzen, welche Einwilligung Sie brauchen und wann sich die Auslagerung rechnet. Einzelne Anbieter bewerten wir bewusst nicht.
Drei Modelle, die sich im Preis unterscheiden.
Wer von externer Privatabrechnung spricht, meint meist drei verschiedene Leistungen, die oft in einem Vertrag stecken. Sie unterscheiden sich darin, wer das Ausfallrisiko trägt und wann das Geld auf dem Praxiskonto ist. Das erklärt, warum die Gebühren deutlich auseinanderliegen.
Reine Abrechnung
Der Dienstleister prüft die Leistungsziffern, erstellt die Rechnung nach GOÄ, versendet sie im Namen der Praxis und übernimmt das Mahnwesen. Das Geld fließt, wenn der Patient zahlt. Das Ausfallrisiko bleibt bei der Praxis. In der Regel das günstigste Modell.
Vorfinanzierung
Der Dienstleister zahlt das Honorar nach kurzer Zeit aus, unabhängig davon, wann der Patient bezahlt. Bleibt die Zahlung endgültig aus, wird der Betrag zurückbelastet. Liquidität ohne Ausfallschutz.
Factoring
Die Praxis tritt die Forderung an den Dienstleister ab, der zahlt aus und trägt das Ausfallrisiko. In der Regel das teuerste Modell, und rechtlich das anspruchsvollste, weil die Forderung samt Diagnosedaten den Eigentümer wechselt.
Die Unterscheidung ist nicht akademisch. Für die Einwilligung des Patienten, für den Datenschutz und für die Frage, wer gegenüber dem Patienten auftritt, macht es einen Unterschied, ob die Rechnung im Namen der Praxis geschrieben wird oder ob die Forderung verkauft ist.
Worauf Sie bei Angeboten achten.
Der Markt besteht aus ärztlich getragenen Verrechnungsstellen, gewerblichen Abrechnungsgesellschaften, Banken und digitalen Anbietern. Fast alle kalkulieren individuell nach Rechnungsvolumen, Fachrichtung und Leistungsumfang. Vergleichen Sie deshalb nicht Prospekte, sondern Angebote auf Basis Ihrer echten Rechnungszahlen.
Im Angebot klären
- Welches Modell genau angeboten wird: reine Abrechnung, Vorfinanzierung oder Factoring
- Prozentsatz vom Honorar und Fixgebühr je Rechnung, getrennt ausgewiesen
- Was bei kleinen Rechnungen gilt, denn dort wirkt die Fixgebühr am stärksten
- Laufzeit, Kündigungsfrist und ob es eine Testphase gibt
- Wer bei Rückfragen des Patienten oder des Versicherers antwortet
Technik und Zuständigkeit
- Ob Ihre Praxissoftware den Export im Format des Anbieters unterstützt und was das Modul kostet
- Ob der Anbieter für Ihre Region und Fachrichtung arbeitet, manche Verrechnungsstellen sind regional organisiert
- Welche Auswertungen Sie bekommen, etwa offene Forderungen und Steigerungsfaktoren
- Wie lange Rechnungen archiviert werden und wie Sie beim Ausstieg an Ihre Daten kommen
Ohne Einwilligung ist die Abtretung nichtig.
Eine Arztrechnung enthält Diagnosen und Behandlungsdaten. Wer sie an einen Dritten weitergibt, gibt Geheimnisse weiter, die unter Paragraf 203 Strafgesetzbuch geschützt sind. Der Bundesgerichtshof hat deshalb schon 1991 entschieden, dass die Abtretung einer ärztlichen Honorarforderung an eine Verrechnungsstelle ohne Einwilligung des Patienten nichtig ist. Die Forderung geht dann nicht über, und die Verrechnungsstelle kann sie nicht eintreiben.
Später hat der Bundesgerichtshof die Anforderungen an die Einwilligung konkretisiert. Sie ist wirksam, wenn der Patient eine zutreffende Vorstellung davon hat, worin er einwilligt. Das heißt: Der Patient muss wissen, an wen die Daten gehen, zu welchem Zweck und in welchem Umfang, und wenn die Forderung weiterverkauft oder refinanziert wird, auch das.
Was die Einwilligung braucht
- Schriftlich, als eigenes Dokument, nicht im Kleingedruckten des Behandlungsvertrags
- Eingeholt vor der Behandlung, bei der Aufnahme, nicht erst mit der Rechnung
- Nennung der Verrechnungsstelle mit Namen und Sitz
- Ausdrückliche Entbindung von der Schweigepflicht für den Zweck der Abrechnung
- Hinweis auf Weitergabe an Dritte, wenn Vorfinanzierung oder Factoring mit Refinanzierung im Spiel ist
- Widerrufbarkeit und der Hinweis, dass die Behandlung nicht von der Einwilligung abhängt
Was aus der DSGVO folgt
- Schreibt der Dienstleister die Rechnung im Namen der Praxis, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter. Dann braucht es einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO
- Kauft der Dienstleister die Forderung, wird er eigener Verantwortlicher und informiert den Patienten selbst
- In beiden Fällen gehört die Verrechnungsstelle in Ihre Datenschutzinformation nach Artikel 13
- Auch die Mitarbeiter der Verrechnungsstelle unterliegen der Schweigepflicht
Was das in der Praxis bedeutet
Die Einwilligung gehört in den Aufnahmeprozess, nicht in das Gespräch über die Rechnung. Eine Praxis, die digital aufnimmt, kann sie zusammen mit der Anamnese und der Datenschutzinformation einholen. Eine Praxis, die auf Papier arbeitet, braucht ein eigenes Formular am Empfang und einen Ablauf, der sicherstellt, dass es bei jedem neuen Privatpatienten ausgefüllt wird. Fehlt die Unterschrift, ist genau diese Forderung nicht abtretbar.
Wir raten außerdem, den Patienten nicht zu überraschen. Ein Satz auf der Website unter Privatpatienten, dass die Rechnung über eine Verrechnungsstelle gestellt wird, und ein Satz am Empfang ersparen die Rückfragen, die sonst beim Eingang der ersten Rechnung mit fremdem Absender kommen.
Wann sich die Auslagerung lohnt.
Es gibt keinen festen Schwellenwert, ab dem sich externe Abrechnung rechnet. Wir raten zu einer individuellen Gegenrechnung mit drei Posten.
Was die interne Abrechnung kostet
Vergleichsgröße ist nicht die Gebühr des Dienstleisters, sondern die Zeit, die heute in der Praxis für Ziffernprüfung, Rechnungsstellung, Mahnungen und Rückfragen anfällt. Dazu kommt die Zeit des Arztes für Faktorbegründungen und Nachfragen von Versicherern, und die ist teurer.
Was die Praxis heute liegen lässt
Nicht abgerechnete Leistungen, Steigerungsfaktoren ohne Begründung und Rechnungen, die nach der zweiten Mahnung liegen bleiben, summieren sich. Ob das bei Ihnen der Fall ist, sehen Sie an zwei Zahlen: dem Anteil der Privatrechnungen, die nach 90 Tagen offen sind, und dem durchschnittlichen Steigerungsfaktor Ihrer Rechnungen.
Was der Dienstleister kostet
Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen: Honorarvolumen, Zahl der Rechnungen und durchschnittliche Rechnungshöhe. Kleine Rechnungen werden durch eine Fixgebühr anteilig teuer. Eine Praxis mit vielen kleinen Privatrechnungen rechnet deshalb anders als eine mit wenigen großen.
Die neue GOÄ
Eine überarbeitete Gebührenordnung für Ärzte ist in Vorbereitung. Wann sie in Kraft tritt, steht noch nicht fest. Wer die Abrechnung selbst macht, muss eine solche Umstellung selbst tragen. Das ist kein Argument für die Auslagerung, aber ein Grund, die Entscheidung nicht auf die lange Bank zu schieben.
Die Einwilligung des Patienten und die Information über die Abrechnung gehören in den Aufnahmeprozess. Wie wir die Website so bauen, dass Aufnahme, Terminbuchung und Patienteninformation in den Praxisablauf laufen statt daneben, steht auf Webdesign für Ärzte.
Was Praxisinhaber uns zur Privatabrechnung fragen.
Was kostet eine privatärztliche Verrechnungsstelle?
Die meisten Anbieter kalkulieren individuell, üblich ist ein Prozentsatz vom Honorar, oft zuzüglich einer Fixgebühr je Rechnung. Mit Vorfinanzierung oder Factoring liegen die Kosten höher als bei der reinen Abrechnung. Lassen Sie sich mehrere Angebote auf Basis Ihrer echten Rechnungszahlen machen.
Brauchen wir für die externe Abrechnung die Einwilligung des Patienten?
Ja. Ohne schriftliche Einwilligung ist die Abtretung der Honorarforderung nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nichtig, und die Weitergabe der Abrechnungsdaten kann nach Paragraf 203 Strafgesetzbuch strafbar sein. Die Einwilligung muss die Verrechnungsstelle nennen, die Schweigepflicht für diesen Zweck aufheben und bei Factoring auch auf die Weitergabe an Dritte hinweisen.
Was ist der Unterschied zwischen Verrechnungsstelle und Factoring?
Eine Verrechnungsstelle im engeren Sinn erstellt und versendet die Rechnung im Namen der Praxis und übernimmt das Mahnwesen. Das Geld kommt, wenn der Patient zahlt, das Ausfallrisiko bleibt bei der Praxis. Beim Factoring kauft der Dienstleister die Forderung, zahlt sie aus und trägt das Ausfallrisiko selbst. Dafür ist die Gebühr höher, und die Anforderungen an Einwilligung und Datenschutz sind strenger.
Ab welchem Privatpatientenanteil lohnt sich die Auslagerung?
Einen festen Schwellenwert gibt es nicht. Entscheidend sind die Zeit, die heute in der Praxis für die Abrechnung anfällt, der Anteil der Privatrechnungen, die nach 90 Tagen noch offen sind, und die Gebühren des Anbieters im Verhältnis zur durchschnittlichen Rechnungshöhe.
Wie kommen die Abrechnungsdaten zur Verrechnungsstelle?
Über eine Exportschnittstelle der Praxissoftware. Ein verbreiteter Standard ist PADneXt, ein XML-Format für den verschlüsselten Austausch. Klären Sie vor dem Vertrag, ob Ihre Software das Format der gewünschten Verrechnungsstelle unterstützt und ob dafür ein kostenpflichtiges Modul nötig ist.
Können wir die Verrechnungsstelle frei wählen?
Bei gewerblichen Anbietern in der Regel ja. Ärztlich getragene Verrechnungsstellen sind teils regional organisiert. Achten Sie bei allen Anbietern auf Laufzeit und Kündigungsfrist.
Ausfallhonorar in der Arztpraxis →
Selbstzahlerleistungen richtig anbieten →
Stand: · Verfasst von Robin Reich
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